学校办公室作为学校管理的核心部门之一，承担着协调、沟通、服务等多方面的重要职能，其工作质量直接影响到学校的整体运行效率和管理水平。

完善各项制度，明确职责分工

完善工作制度，建立健全办公室的各项规章制度。如文件管理制度、印章管理制度、档案管理制度等。明确办公室各岗位的职责、工作内容和工作标准，避免职责不清、推诿扯皮的现象。例如：文秘负责文件起草、会议记录；行政人员负责日常事务协调等。

规范工作流程，明确各项工作的操作步骤和责任人，建立标准化流程，确保各项工作有章可循。如：文件收发流程包括登记、批阅、传阅、归档等环节；会议组织流程包括议题收集、通知发布、会议记录、纪要分发等。

合理分配任务。根据工作量和人员能力，合理分配任务，确保工作均衡，去除冗余环节，提高工作效率。

提高人员素质，注重团队建设

加强业务培训。定期组织办公室工作人员参加业务培训，提高其业务能力和综合素质。例如：邀请专家进行公文写作培训，培训内容可包括公文写作、档案管理、信息化办公等方面。

注重职业道德教育。加强对办公室工作人员的职业道德教育，增强其服务意识和责任感，树立良好的工作形象。

注重团队建设，增强团队凝聚力。定期组织团队活动，增强办公室人员之间的沟通与协作，提升团队凝聚力。例如：组织户外拓展活动、团队建设培训等。建立合理的激励机制，对工作表现优秀的人员给予表彰和奖励。

推进信息化建设，引入AI工具

人工智能技术为学校办公室工作带来了新的机遇和挑战，引入AI工具，可以显著提升办公室的工作效率，同时为学校的教育教学改革提供有力支持。

引入办公自动化系统。利用信息化工具，AI助手可以协助办公室人员安排日程、管理邮件、提醒重要事项，甚至自动完成一些重复性任务，如文件归档、数据录入等办公自动化系统（OA系统），实现文件电子化处理、信息快速传递和共享。通过OA系统实现文件在线审批、会议通知自动发送、工作流程可视化，利用AI驱动的办公自动化系统，实现文件处理、任务分配、数据管理的智能化。

建立信息管理系统。构建学校信息管理平台，对学校的人事、财务、教学等信息进行统一管理，提升工作效率。

智能沟通与协调。通过智能客服系统，利用AI聊天机器人，可以自动回答师生和家长的常见问题，提供24小时在线服务，减轻办公室人员的工作负担。AI可以辅助会议安排，自动记录会议内容并生成会议纪要，同时通过语音识别技术实时翻译会议内容。

强化沟通协调，增强服务意识

建立沟通机制。定期召开办公室工作会议，及时传达学校的工作部署和要求，加强与各部门之间的沟通与协调。例如：每周召开一次办公室例会，每月召开一次全校行政会议。

强化信息反馈。建立信息反馈渠道，及时收集师生的意见和建议，及时反馈处理结果，确保信息的双向流通。

增强服务意识。办公室工作要以服务师生为宗旨，及时解决师生遇到的问题。例如：设立意见箱或线上反馈渠道，及时回复师生的咨询和投诉。办公室人员要主动了解学校各部门的工作需求，提前做好服务准备，而不是被动等待任务安排。

学校办公室是学校管理的核心部门，有效的办公室工作管理方法对于提高学校整体运行效率和管理水平至关重要。

作者：兴宁市宁新中心小学 周立文

编辑：廖玉芳

审核：廖爱玲